BAC - Werving en Selectie Privacyverklaring
Brussels Airport Company NV, hierna BAC, dankt u voor uw belangstelling in ons bedrijf en uw sollicitatie.
BAC heeft deze privacyverklaring opgesteld om u te informeren over de manier waarop BAC uw persoonsgegevens verkrijgt, beheert en verwerkt in het kader van uw sollicitatie/selectieprocedure. BAC hecht veel belang aan uw privacy en wenst u dan ook ten volle te informeren door duidelijk aan te geven voor welke doeleinden BAC uw persoonsgegevens verwerkt, aan wie deze worden doorgegeven en de gepaste waarborgen die worden geboden overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
De sollicitant is ertoe gehouden om te goeder trouw aan de selectieprocedure mee te werken en alle noodzakelijke gegevens over beroeps- en studieverleden te verschaffen, wanneer deze betrekking hebben op de aard en de uitoefeningsvoorwaarden van de functie. De sollicitant mag geen ruchtbaarheid geven aan de vertrouwelijke gegevens waarvan hij kennis zou hebben gekregen naar aanleiding van de procedure van werving en selectie.
Door te solliciteren bij BAC erkent de sollicitant deze verklaring gelezen te hebben en te begrijpen hoe BAC zijn of haar persoonsgegevens verwerkt.
1. Categorieën van personen
Huidige informatieverklaring is van toepassing op de volgende personen onafhankelijk van hun nationaliteit of hun woon-/verblijfplaats:
- Elke natuurlijke persoon die, als gevolg van een jobaanbieding, zijn/haar kandidatuur stelt met het oog op het bekomen van de job zoals beschreven in de jobaanbieding (al dan niet via derde partijen zoals LinkedIn).
- Elke natuurlijke persoon die spontaan solliciteert met de bedoeling dat zijn/haar CV opgenomen wordt in een databank bestemd voor werving en selectie.
Elke natuurlijke persoon wiens CV via een derde werd doorgegeven aan BAC door een rekruteringsfirma of door aanbeveling.
2. Categorieën persoonsgegevens
BAC verzamelt en verwerkt persoonsgegevens die een sollicitant meedeelt in een vacature (rechtstreeks of via derde partijen), of via e-mail, telefoongesprekken of persoonlijke contacten.
In het kader van de sollicitatie, en meer bepaald voor het selectieproces, zal BAC de volgende persoonsgegevens verwerken, met in het algemeen alle persoonsgegevens en informatie die u meedeelt in uw CV en motivatiebrief:
- Identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam, burgerlijke staat, adres, geboortedatum, leeftijd en geslacht;
- Gegevens met betrekking tot de studies en opleiding: onderwijs, opleiding, diploma's, certificaten;
- Werkgerelateerde informatie: huidige functie en verantwoordelijkheden, voorafgaandelijke functies en beroepservaring, vertrekdatum, reden van vertrek, arbeidsvoorwaarden en bruto salaris, loonsverwachtingen, vaardigheden en vakbekwaamheid;
- Gegevens met betrekking tot de mobiliteit (rijbewijs, vervoersmogelijkheden);
- Gegevens die voortvloeien uit kennis en competentietesten: deze gegevens worden enkel verzameld indien uw CV, na een eerste analyse, geschikt is voor de functie;
- Gegevens bekomen uit een persoonlijkheidstest: deze gegevens worden enkel behandeld indien uw CV is weerhouden voor het gezochte profiel;
- Onze website gebruikt cookies die eventueel uw persoonsgegevens verwerken zoals IP-adres, navigatie op de website, … Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door middel van cookies, kan u terecht op onze cookie policy.
BAC streeft ernaar om alle voor de rekrutering relevante informatie rechtstreeks bij u als sollicitant te bekomen. Indien BAC het nodig acht, zal zij uitsluitend na uw toestemming, contact opnemen met een vorige werkgever om informatie over u en uw werkervaring te vragen.
In geval van twijfel over de waarachtigheid van de voorgelegde of opgestuurde kopie kan BAC de sollicitant verzoeken om het voorleggen van het origineel document.
BAC zal enkel vragen over het privéleven stellen die relevant zijn wegens de aard en de uitoefeningsvoorwaarden van de functie.
In ieder geval zal BAC geen zogenaamd 'gevoelige' persoonsgegevens, zoals raciale of etnische afstamming, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid, seksuele geaardheid ...) verwerken tijdens het rekruteringsproces.
3. Doeleinden en grondslagen voor de verwerking
BAC zal uw persoonsgegevens enkel verzamelen en verwerken voor zover nodig voor de doeleinden in het kader van werving en selectie, waaronder het invullen van bestaande en toekomstige vacatures. Wij verwerken uw gegevens dus om de geschiktheid voor een bepaalde functie te kunnen beoordelen en uw verder te contacteren of informeren in verband met het rekruteringsproces. De verwerkte persoonsgegevens staan in verhouding tot de in te vullen functie en zijn beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn om na te gaan in hoeverre uw motivatie, kennis, vaardigheden, bekwaamheden en ervaringen aansluiten op het profiel van de openstaande functie waarvoor u solliciteert of in aanmerking komt.
BAC verwerkt bovenstaande persoonsgegevens op verzoek van de sollicitanten met het oog op een eventuele contractuele arbeidsrelatie. In bepaalde gevallen is de verwerking van uw gegevens ook noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van BAC met het oog op een goede beoordeling van uw kandidatuur, op voorwaarde dat de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de sollicitant niet zwaarder wegen.
- Voorbeeld: opname van uw CV in een reservepool.
- Voorbeeld: het doorsturen van uw contactgegevens naar assessmentkantoren die testen of proeven afnemen, het verwerken van resultaten van testen of proeven.
Bepaalde verwerkingen zijn noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op het bedrijf rust.
- Voorbeeld: attest aanwezigheid opstellen VDAB, Actiris, Forem op vraag van de sollicitant, in het kader van een werkloosheidsuitkering.
4. De verwerking van uw persoonsgegevens
a) Algemeen
De aanwervingsprocedure en bijhorende gegevensverwerking start bij BAC wanneer:
- u zich voor een specifieke functie kandidaat stelt;
- u spontaan solliciteert;
- een derde partij u aanbeveelt (vb. rekruteringskantoor).
BAC maakt gebruik van verschillende kanalen om de geschikte persoon te vinden voor een vacature. Dit kan gaan via de eigen website, maar ook via derden zoals sociale media (LinkedIn, Facebook), job websites of rekruterings- en selectiekantoren. Voor specifieke functies of profielen kan het zijn dat BAC een gespecialiseerd kantoor onder de arm neemt om een geschikte kandidaat te vinden.
Indien de verwerking van uw CV gebeurt door deze onafhankelijke derde partijen, is het aangeraden om hun algemene voorwaarden en privacyverklaring te lezen om er zich van te vergewissen hoe zij met uw persoonsgegevens omgaan. BAC kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de wijze waarop deze derden met uw persoonsgegevens omgaan, noch voor de inhoud die op hun websites is gepubliceerd.
De verwerking van uw CV kan ook gebeuren door derde partijen die handelen in onze opdracht, zoals de leverancier van ons rekruteringssysteem. BAC heeft met deze derde partijen de nodige contractuele afspraken gemaakt om uw persoonsgegevens te beveiligen en uw privacy te waarborgen.
BAC verzoekt u om de juistheid en volledigheid van uw gegevens na te gaan en ons te contacteren indien er zich wijzigingen hebben voorgedaan of wanneer u geen interesse meer hebt in een job bij BAC tijdens de selectieprocedure.
b) Specifieke verwerkingen tijdens de selectieprocedure
In een eerste fase van de selectieprocedure, analyseert BAC uw CV om na te gaan of deze voldoet aan de vereisten van de functie.
In de tweede fase, kunnen naargelang de functie en uw profiel een aantal proeven of testen worden afgelegd gezien BAC belang hecht aan een objectieve werving- en selectieprocedure.
Deze proeven/testen, die niet langer zullen duren dan nodig om de bekwaamheid van de sollicitant te testen, kunnen bestaan uit:
- praktijk case
- persoonlijkheidstesten
- bekwaamheidstesten
- redeneringstesten
- postvakoefening
Deze testen zullen steeds een objectieve leidraad vormen in de selectieprocedure en zullen steeds samengaan met een professionele beoordeling en uitgebreide analyse door het Human Resources van BAC. BAC kan een extern assessmentkantoor inzetten om deze testen uit te voeren.
BAC of het assessmentkantoor zal de resultaten van deze testen en/of proeven mondeling of schriftelijk toelichten, waarbij u steeds over de mogelijkheid beschikt om uw opmerkingen en ervaringen te uiten.
De kandidaten die voldoen aan de vereisten van de functie maar wiens testresultaten niet voldoen, zullen hiervan geïnformeerd worden binnen een redelijke termijn.
Persoonsgegevens (zoals CV’s en testresultaten) van sollicitanten die niet weerhouden zijn, zullen in principe niet verder worden opgeslagen in onze databank, tenzij BAC hiervoor uw toestemming of een andere rechtsgrond heeft.
5. Ontvangers van uw persoonsgegevens
BAC kan genoodzaakt zijn om uw persoonsgegevens in het kader van uw rekrutering en selectie zowel intern als extern te verwerken. De toegang tot uw persoonsgegevens wordt beperkt tot de personen met een functie die de verwerking van die informatie vereist en wordt enkel op een need-to-know basis overgemaakt aan de ontvangers die de verschillende verwerkingen doorvoeren met betrekking tot de bovenvermelde doeleinden.
a) Intern
Het Human Resources departement zal uw persoonsgegevens verwerken in het kader van uw procedure werving en selectie en zal bijgevolg toegang hebben tot de persoonsgegevens zoals opgesomd onder artikel 2.
In het kader van de selectie zal ook de leidinggevende en/of collega’s met een bepaalde technische expertise van de afdeling waarbinnen de vacature open staat, toegang hebben tot uw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure om te beoordelen over de geschiktheid van uw profiel binnen de onderneming en de specifieke afdeling (functie, werkervaring, opleidingen, technische vaardigheden etc.).
b) Extern
BAC kan uw persoonsgegevens meedelen aan verschillende externe ondernemingen die diensten leveren, zoals kantoren gespecialiseerd in werving en selectie die kandidaten voordragen, om eerste gesprekken te voeren en om persoonlijkheids- en competentietesten af te nemen.
Deze ondernemingen vallen rechtstreeks onder de wettelijke plichten van de AVG. Dit impliceert dat uw persoonsgegevens door deze organisaties zullen worden beschermd volgens de verplichtingen opgelegd door de AVG.
Soms is de werkgever ook verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen aan overheidsinstanties, waarbij BAC steeds nagaat of de (wettelijke) voorwaarden daartoe zijn vervuld.
c) Doorgifte derde landen
Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen (ondernemingen) buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit in de toekomst toch het geval zou zijn, zal BAC passende waarborgen invoeren in de overeenkomsten die de doorgifte van persoonsgegevens regelen.
6. Bewaartermijn
De werkgever verwerkt uw persoonsgegevens zolang ze noodzakelijk zijn om de doeleinden waarvoor we ze nodig hebben, te verwezenlijken. Wij hanteren verschillende bewaartermijnen afhankelijk van de context van de selectieprocedure.
a) Kandidaatstelling voor een specifieke vacature
Het Human Resources departement van BAC bewaart uw persoonsgegevens die verwerkt werden in onze werving en selectieprocedure gedurende een periode noodzakelijk voor de verwerking van uw kandidaatstelling. BAC bewaart uw persoonsgegevens voor een maximumtermijn van 3 maanden na invulling van de vacature. Dit laat de onderneming toe om u alsnog te contacteren in het geval dat de geselecteerde persoon alsnog niet zou worden aangenomen of indien er vroegtijdig wordt besloten om deze samenwerking stop te zetten.
Indien BAC voor een bepaalde functie een derde heeft geselecteerd, maar uw profiel interessant kan zijn voor een gelijkaardige of een andere functie binnen de onderneming, wenst zij u in de toekomst te contacteren voor een vacature die u kan interesseren. In dat geval zal BAC uw profiel voor 2 jaar bewaren. U kan te allen tijde bezwaar maken tegen het bewaren van uw persoonsgegevens, zoals verder toegelicht in punt 8 onderaan.
b) Werfreserve
Voor bepaalde functies waarvoor er regelmatig werknemers in dezelfde functie worden aangeworven (o.a. Firefighters en Security Inspectors), kan er een wervingsreserve worden aangelegd, op basis van de CAO Selectieproces. In overeenstemming met de basisprincipes inzake gegevensbescherming heeft BAC de bewaartermijn van de wervingsreserve bepaald op 5 jaren.
c) Tewerkstelling
In geval van aanwerving, zal de verwerking van uw persoonsgegevens door BAC noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het naleven van de wettelijke plichten van BAC. Uiterlijk op het ogenblik van indiensttreding zal u verder geïnformeerd worden over de verwerking van uw persoonsgegevens door BAC in het kader van uw tewerkstelling.
In geval van aanwerving in een Security-functie bewaart BAC de rekruteringsgegevens (inclusief de resultaten van testonderzoeken) in het personeelsdossier voor de duur van het contract.
d) Plaats van bewaring
Uw persoonsgegevens zullen bewaard worden op de server van BAC of een externe dienstverlener van BAC die voldoende waarborgen biedt om uw persoonsgegevens te beschermen.
7. Gegevensbeveiliging
BAC hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en daarom neemt zij passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en ze met name te beschermen tegen verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang.
BAC beperkt dan ook de toegangsrechten tot uw persoonsgegevens tot die diensten en/of personen waarvoor de toegang vereist is om de bovenvermelde doeleinden te vervullen, zoals het Human Resources departement en de leidinggevenden van een bepaalde functie. Er wordt tevens op toegezien dat enkel die persoonsgegevens worden doorgegeven die vereist zijn om de specifiekere doeleinden te verwezenlijken. Deze toegangsbeperkingen verminderen de risico’s op verlies of ongeoorloofde toegang tot de persoonsgegevens.
De personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens hebben of zullen een opleiding volgen in het kader van het verwerken van persoonsgegevens en hoe met uw persoonsgegevens om te gaan en zijn gebonden door vertrouwelijkheidsclausules om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw gegevens te verzekeren.
8. Uw rechten
BAC probeert via deze privacyverklaring reeds zoveel mogelijk informatie te verstrekken om zo transparant mogelijk te zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens bij een werving en selectieprocedure. Wij begrijpen echter dat u nog met vragen kan zitten of nog bijkomende verduidelijkingen wenst.
U hebt dan ook het recht om uw persoonsgegevens (dossier) in te kijken of een kopie te vragen, uw gegevens te (laten) verbeteren indien deze onjuist of onvolledig blijken en, in sommige gevallen, de verwerking ervan te (laten) beperken, er bezwaar tegen te maken, of de verwijdering ervan te verzoeken. Voor zover dat van toepassing is, kan u ook de overdracht van uw gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke vragen. De uitoefening van deze rechten dient wel in overeenstemming te zijn met de bepalingen van de AVG.
In de mate dat de verwerking zijn grondslag vindt in uw toestemming, hebt u te allen tijde het recht om die toestemming in te trekken. Die intrekking heeft enkel gevolgen voor de toekomst.
BAC doet niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming die rechtsgevolgen met zich meebrengt.
U kan uw rechten uitoefenen – en voor zover deze binnen de voorwaarden zoals omschreven in de toepasselijke wetgeving (AVG) zal de werkgever deze inwilligen – door contact op te nemen met onze Data Protection Officer of DPO (Functionaris voor Gegevensbescherming) per post aan Brussels Airport Company NV, t.a.v. de Data Protection Officer, Compass Building, Luchthaven Brussel-Nationaal, 1930 Zaventem of per e-mail aan privacy@brusselsairport.be.
Indien u van mening bent, dat uw rechten zijn geschonden, hebt u ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, die u kunt contacteren per post: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail: contact@apd-gba.be.
Voor meer informatie over klachten en juridische middelen, nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.